Technische dienst op het matje

Audit Vlaanderen is een agentschap van de Vlaamse overheid dat controles bij de Vlaamse administratie en lokale besturen. Vorig jaar zijn ze langs geweest bij team Openbaar Domein in Heist, vroeger ‘de technische dienst’ . Op basis van documenten, dossiers en gesprekken onderzocht Audit Vlaanderen of er mistoestanden waren binnen de dienst. Omdat het rapport heel wat privacygevoelige informatie bevat, besliste de gemeenteraad om de inhoud van het onderzoek vertrouwelijk te houden. Uit het rapport blijkt dat in het verleden sommige medewerkers de wetgeving rond overheidsaanbestedingen niet altijd strikt volgden en de materialen en middelen van het lokale bestuur niet altijd correct gebruikten.

De organisatie gaat nu aan de slag met de zes aanbevelingen die Audit Vlaanderen heeft meegegeven. Die gaan over overheidsopdrachten en over bedrijfscultuur. Een actieplan, goedgekeurd door het schepencollege, is uitgewerkt om daarvan werk te maken.

Voor de behandeling van overheidsopdrachten bestaan sinds een aantal jaren al heel wat procedures. Er zullen nu extra maatregelen volgen in verband met dossieropbouw, zodat de beoordeling van offertes en de motivering van een gunning transparanter worden. Het bestuur moet vermijden dat medewerkers een monopoliepositie kunnen innemen.  Voor werken die al gegund zijn, zal de opvolging van de voortgang en de evaluatie van aannemers transparanter en strenger gebeuren en beter gedocumenteerd worden. Daarvoor zal de organisatie een aantal procedures scherpstellen, extra controles invoeren en de mogelijkheid onderzoeken om een interne cel overheidsopdrachten op te richten.

De andere aanbevelingen hebben met bedrijfscultuur te maken. Ondanks gemaakte afspraken bleek er in de praktijk een grijze zone te bestaan, waardoor het voor sommige medewerkers niet altijd duidelijk was wat toegelaten was in het gebruik van materiaal, voertuigen en infrastructuur van het lokale bestuur. Nieuwe richtlijnen daarover zijn er al en de naleving ervan wordt van dichtbij opgevolgd.

Er wordt ook een integriteitsbeleid uitgerold met bijzondere aandacht voor een procedure rond het intern melden en objectief behandelen van inbreuken.

Het schepencollege en het managementteam betreuren de mistoestanden die Audit Vlaanderen vastgesteld heeft. Zij willen nu vooral vooruitkijken en leren uit die vaststellingen zodat het zich niet kan herhalen in de toekomst. Zij zijn ervan overtuigd dat de organisatie hier sterker zal uitkomen.